Palkka ja tietoa ammatista Sihteeri/Assistentti

Sihteeri (assistentti) hoitaa monipuolisia toimistopalvelu-, tietohallinto- ja viestintätehtäviä erilaisissa organisaatioissa. Työnkuva voi vaihdella suuresti, siihen vaikuttavat mm. yrityksen tai organisaation toimiala ja koko sekä oman esimiehen asema.

Työtehtäviin kuuluvat esimerkiksi kokoussihteerinä toimiminen, pöytäkirjojen laatiminen ja puhtaaksikirjoitus. Sihteeri käsittelee myös postia ja sähköpostia, hoitaa ajanvarauksia sekä vastaanottaa ja välittää puheluja.

Tehtävänä voi olla myös yrityksen tiedotus, erilaisten tilaisuuksien järjestely, matkojen valmistelu, sisäiset hankinnat, henkilöstöasioiden hoito jne. Sihteeri voi hoitaa myös esimerkiksi esitteiden, vuosikertomusten, mainostekstien ja vastaavien painatukseen liittyviä töitä sekä nettisivujen päivityksiä.

Työ voi käsittää myös yhteenvetojen laatimista sekä informaation keräämistä ja valmistelua esimiehen tarvitsemaan muotoon. Myös raportointi, tilastointi ja arkistointi voivat kuulua työtehtäviin.

Johdon sihteerin tehtävänä on esimiehen avustaminen, aikataulujen suunnittelu, matkojen järjestäminen jne. Sihteeri on esimiehen ja oman organisaation edustaja ulospäin. Sihteeri toimii usein erilaisten projektien ja työryhmien jäsenenä, joissakin yrityksissä myös johtoryhmän jäsenenä.

Työ on istumatyötä pääasiassa toimistomaisessa ympäristössä, ja yleensä siihen kuuluu paljon päätetyöskentelyä. Tietokone on tärkein työväline. Työssä käytetään mm. sähköpostia sekä erilaisia toimisto-ohjelmia kuten tekstinkäsittelyohjelmia, taulukkolaskentaa, henkilöstöhallintaohjelmia jne.

Sihteeri käyttää tiedon hankinnassa monenlaisia tietolähteitä ja verkostoja. Päivittäisessä työssä käytetään myös muuta toimistotekniikkaa kuten esimerkiksi tulostimia ja kopiokoneita.

Työaika noudattaa normaalia toimistotyöaikaa. Työ on usein nopeatempoista, ja monet tehtävät ovat samanaikaisesti odottamassa ja keskeytyksiin on suhtauduttava joustavasti. Kokouksia ja muita tilaisuuksia on myös iltaisin. Työhön saattaa sisältyä paljonkin matkustamista riippuen työnantajasta ja toimenkuvasta.

Ammattinimike voi olla sihteeri tai assistentti, vaikka työnkuvat eivät välttämättä poikkea toisistaan.

Sihteereitä työskentelee erilaisten yritysten, yhteisöjen, virastojen ja laitosten palveluksessa kaikilla aloilla niin julkisella kuin yksityisellä sektorilla.

Ammattikorkeakouluissa voi suorittaa liiketalouden ammattikorkeakoulututkinnon, tradenomi (AMK).

Toisella asteella voi suorittaa liiketalouden perustutkinnon, merkonomi. Perustutkinnon voi suorittaa myös oppisopimuskoulutuksena ja näyttötutkintona.

Ammattitaidon kartuttua on mahdollista suorittaa näyttötutkintona myös taloushallinnon ammattitutkinto ja erikoisammattitutkinto.

Vaativimmissa tehtävissä saatetaan edellyttää liiketalouden ylempää ammattikorkeakoulututkintoa, tradenomi (ylempi AMK) tai yliopistossa suoritettua kauppatieteiden kandidaatin tai kauppatieteiden maisterin tutkintoa.