Palkka ja tietoa ammatista Arkistonhoitaja

Arkistonhoitajan työtehtävät vaihtelevat asiakirjahallinnon suunnittelusta historiallisen aineiston järjestämiseen, asiakirjojen luettelointiin ja tietopalvelun hoitamiseen. Tyypillisesti arkistonhoitaja järjestää, kuvailee ja luetteloi organisaation toiminnassa syntyvät asiakirjat sekä hoitaa asiakirjoihin liittyvää tietopalvelua.

Arkistonhoitajan työnkuva riippuu siitä, minkälaisessa arkistossa työskennellään ja mikä on tehtävätaso.

Kaikki organisaatioiden toiminnassa syntyvä tietoaineisto kuuluu arkistotoimen piiriin heti syntyhetkestään alkaen. Arkistoon kuuluvia asiakirjoja eivät ole pelkästään paperimuotoiset dokumentit vaan myös esimerkiksi toiminnassa käytettävät tietokannat.

Asiakirjat ovat osa organisaation muistia ja sen toiminnan keskeisiä välineitä. Niillä on usein juridista merkitystä ja myös taloudellista arvoa. Asiakirjat välittävät tietoa hallinnosta ja erilaisten yhteiskunnan päättävien elimien toiminnasta.

Organisaation oman hallinnon lisäksi arkisto- ja asiakirjahallintoala palvelee suurta yleisöä, lehdistöä ja tutkijoita. Esimerkiksi kuntien keskusarkistojen palveluja käyttävät ahkerasti tavalliset kuntalaiset, jotka tarvitsevat tietoja mm. rakennusvalvonnan asiakirjoista, terveystietojaan, koulutietojaan jne.

Arkistonhoitaja laatii arkistonmuodostussuunnitelmat, jotka ohjaavat sekä asiakirjojen säilyttämistä ja hävittämistä että arkistojen muodostumista. Vain osa asiakirjoista säilytetään pysyvästi. Suurin osa hävitetään jossain vaiheessa, kun asiakirjojen säilyttämiseen ei enää ole tarvetta.

Työhön kuuluu usein myös koulutustehtäviä. Arkistonhoitajan on usein alansa ainoana edustajana perehdytettävä organisaatiossa muita työntekijöitä lainsäädännön vaatimuksiin ja oikeisiin menettelytapoihin.

Työn luonne vaihtelee sen mukaan millaisesta toiminnasta ja aineistosta on kysymys. Työnkuva vaihtelee yhden organisaation asiakirjahallinnon suunnittelusta, joka kohdistuu osin vielä syntymättömään tietoaineistoon, työskentelyyn päätearkistossa, jossa on kenties satojen eri arkistonmuodostajien historiallista aineistoa.

Päätearkisto on arkisto tai arkistotila, jossa säilytetään organisaation pysyvän säilytyksen alaisia asiakirjoja. Päätearkiston on täytettävä tietyt vaatimukset.

Suurissa laitoksissa on mahdollista erikoistua johonkin suppeaan erikoisalueeseen, mutta tavallisesti työ sisältää erilaisia tehtäväalueita. Pääosin työ on normaalia toimistotyötä sekä työympäristöltään, työvälineiltään että työajoiltaan. Mikrofilmaus ja digitointi ovat arkistoissa tavallisia työmenetelmiä. Työssä käytetään tietotekniikkaa.

Ammattinimikkeet erilaisissa arkistoissa ovat hyvin vaihtelevia, eivätkä ne aina liity selkeästi työn sisältöön. Tällaisia ovat esimerkiksi arkistonhoitaja, tutkija, arkistosihteeri, asiakirjahallintopäällikkö, asianhallintapäällikkö ja ylitarkastaja.

Arkistolaitos muodostuu Kansallisarkistosta ja maakunta-arkistoista. Valtio. Kunnat. Järjestöt. Yritykset.

Arkistoja on hyvin monenlaisia. Virastoarkistojen ja muiden ensisijaisesti organisaatioita palvelevien arkistojen lisäksi on laitoksia, jotka ovat erikoistuneet säilyttämään tiettyyn paikkakuntaan, aihepiiriin tai toimintaan, kuten urheiluun tai elinkeinoelämään liittyviä asiakirjoja.